홈덴 보험서류 자동작성 서비스 이용약관

공고일: 2026년 ○월 ○일 [결정 필요] 시행일: 2026년 ○월 ○일 [결정 필요]

• 이용약관
• 개인정보 처리방침
• 환자 개인정보 처리위탁 약정

제1장 총칙

제1조 (목적)

이 약관은 주식회사 아이클로(이하 "회사")가 제공하는 「홈덴 보험서류 자동작성」 서비스(https://insurance.homeden.kr, 이하 "서비스")의 이용과 관련하여 회사와 회원의 권리, 의무 및 책임사항, 그 밖에 필요한 사항을 정함을 목적으로 합니다.

제2조 (정의)

이 약관에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같습니다.

1. "서비스"란 회원이 업로드한 진료기록(차트) 파일을 바탕으로 보험금 청구 서류의 초안을 작성하고, 이를 검토·수정·보관·출력할 수 있도록 회사가 제공하는 웹 서비스를 말합니다.

2. "회원"이란 「의료법」에 따라 개설된 의료기관으로서 이 약관에 동의하고 회사와 이용계약을 체결한 자를 말합니다. 회원은 요양기관번호 하나당 하나의 계정을 가집니다.

3. "이용자"란 회원의 계정으로 서비스에 접속하여 이용하는 회원 소속 직원(의료인 및 의료기관 종사자)을 말합니다.

4. "담당자"란 가입 시 회원이 지정한 연락 담당자로서, 회원이 입력한 휴대전화번호와 인증을 마친 이메일 주소로 서비스의 알림과 통지를 받는 사람을 말합니다.

5. "차트 자료"란 회원이 서비스에 업로드한 진료기록 PDF 파일과 그 안에 포함된 정보를 말합니다.

6. "서류 초안"이란 서비스가 차트 자료를 분석하여 보험사 서식에 맞추어 작성한 보험금 청구 서류의 초안을 말합니다.

7. "서류함"이란 서류 초안과 그 검토·수정 내용을 정해진 기간 동안 보관하여 다시 열거나 다른 보험사 서식으로 바꾸어 출력할 수 있게 하는 기능을 말합니다.

8. "1일 이용한도"란 회원이 하루 동안 새로 만들 수 있는 서류 초안의 수를 말합니다.

9. "환자 개인정보"란 차트 자료와 서류 초안에 포함된 환자에 관한 개인정보(건강에 관한 정보를 포함합니다)를 말합니다.

10. "서비스 개선 자료"란 제16조에 따라 회원이 선택하여 동의한 경우에만 보관하는, 식별 정보를 가린 진료 텍스트와 수정 내용 등을 말합니다.

제3조 (약관의 게시, 효력 및 개정)

① 회사는 이 약관의 내용을 회원이 쉽게 알 수 있도록 서비스 초기 화면 또는 연결 화면에 게시합니다.

② 회사는 「약관의 규제에 관한 법률」 등 관련 법령을 위반하지 않는 범위에서 이 약관을 개정할 수 있습니다.

③ 회사가 약관을 개정하는 경우 적용일자와 개정 사유를 밝혀 적용일 7일 전부터 서비스 화면에 공지합니다. 다만 회원에게 불리하거나 중대한 사항을 변경하는 경우에는 적용일 30일 전부터 공지하고, 담당자 이메일 또는 휴대전화(알림톡·문자)로 개별 통지합니다.

④ 회사가 제3항에 따라 공지 또는 통지하면서 적용일 전날까지 거부 의사를 표시하지 않으면 동의한 것으로 본다는 뜻을 명확하게 알렸음에도 회원이 거부 의사를 표시하지 않은 경우, 회원은 개정 약관에 동의한 것으로 봅니다.

⑤ 회원은 개정 약관에 동의하지 않는 경우 이용계약을 해지(탈퇴)할 수 있습니다.

제4조 (약관 외 준칙)

이 약관에서 정하지 않은 사항은 회사의 「개인정보 처리방침」, 「환자 개인정보 처리위탁 약정」(이하 "처리위탁 약정"), 서비스 화면의 안내 및 관계 법령에 따릅니다. 처리위탁 약정은 이 약관의 일부를 이루며, 환자 개인정보의 처리에 관하여 이 약관과 처리위탁 약정이 다르게 정하는 경우에는 처리위탁 약정이 우선합니다.

제2장 이용계약

제5조 (이용계약의 성립)

① 이용계약은 가입을 신청하는 의료기관이 서비스가 정한 양식에 따라 병원명, 요양기관번호, 담당자 휴대전화번호, 이메일 주소, 비밀번호를 입력하고 이 약관, 개인정보 수집·이용 및 처리위탁 약정에 동의한 뒤, 입력한 이메일 주소로 받은 인증 링크로 이메일 인증을 마치고 회사가 이를 승낙함으로써 성립합니다. 휴대전화번호는 따로 인증하지 않습니다.

② 처리위탁 약정은 제1항의 동의로 회원(위탁자)과 회사(수탁자) 사이에 전자적 방식으로 체결됩니다.

③ 가입을 신청하는 자는 해당 의료기관을 대리하여 이용계약을 체결할 권한이 있어야 합니다.

제6조 (가입 신청의 거절과 유보)

① 회사는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 신청은 승낙하지 않거나 사후에 이용계약을 해지할 수 있습니다.

1. 다른 의료기관의 요양기관번호 또는 명칭을 사용하여 신청한 경우

2. 이미 가입된 요양기관번호 또는 이메일 주소로 신청한 경우

3. 허위 정보를 기재하거나 필수 정보를 기재하지 않은 경우

4. 「의료법」에 따른 의료기관이 아니거나 휴업·폐업한 경우

5. 이 약관 위반으로 이용계약이 해지된 적이 있는 경우. 다만 회사가 재가입을 승낙한 경우는 예외로 합니다.

② 회사는 서비스 설비에 여유가 없거나 기술상 장애가 있는 경우 승낙을 유보할 수 있습니다.

③ 자기 기관의 요양기관번호가 이미 다른 사람에 의해 가입되어 있는 경우 회원은 회사에 확인을 요청할 수 있으며, 회사는 확인 결과에 따라 기존 계정의 이용을 정지하거나 해지할 수 있습니다.

제7조 (계정의 관리)

① 회원은 하나의 계정을 소속 이용자와 함께 사용할 수 있습니다. 이 경우 계정에 접근할 이용자의 범위를 정하고 관리할 책임은 회원에게 있습니다.

② 회원은 비밀번호를 소속 이용자 외의 자에게 알려서는 안 되며, 이용자가 퇴직하거나 비밀번호가 노출된 것으로 의심되는 경우 즉시 비밀번호를 변경하여야 합니다.

③ 회원은 여러 사람이 사용하는 컴퓨터에서 서비스를 이용한 뒤에는 로그아웃하여야 하며, "로그인 유지" 기능은 회원이 관리하는 컴퓨터에서만 사용하여야 합니다.

④ 회원의 계정으로 이루어진 행위는 회원의 행위로 봅니다. 다만 회사의 고의 또는 과실로 계정이 도용된 경우에는 그러하지 않습니다.

⑤ 회원은 계정이 도용되었거나 다른 의료기관의 계정으로 로그인되어 있는 것을 알게 된 경우 즉시 서비스 이용을 멈추고 회사에 알려야 합니다.

제8조 (회원정보의 변경)

회원은 병원명, 담당자 휴대전화번호, 이메일 주소 등 가입 정보가 바뀐 경우 서비스의 계정 화면에서 지체 없이 수정하여야 하며, 수정하지 않아 생긴 불이익은 회원이 부담합니다. 이메일 주소를 바꾸려면 새 주소로 인증을 받아야 합니다. 휴대전화번호는 인증하지 않으므로 알림이 다른 사람에게 가지 않도록 정확하게 입력하여야 합니다.

제3장 서비스의 이용

제9조 (서비스의 내용)

회사는 회원에게 다음 각 호의 서비스를 제공합니다.

1. 차트 자료 업로드와 판독 가능 여부 확인

2. 서류 초안의 자동 작성

3. 서류 초안의 검토·수정, 보험사 서식 변경, 출력(인쇄 또는 PDF 내려받기)

4. 서류함 보관·검색·다시 열기·삭제

5. 작업 완료 알림(카카오 알림톡 또는 문자, 이를 보낼 수 없는 경우 이메일)

6. 그 밖에 회사가 정하여 서비스 화면에 안내하는 기능

제10조 (처리 순서와 소요 시간)

① 업로드된 차트 자료는 접수 순서에 따라 차례로 처리됩니다. 회사는 처리 대기 순번과 예상 시간을 서비스 화면에 안내하나, 실제 소요 시간을 보장하지 않습니다.

② 회원은 처리 중에 화면을 닫을 수 있으며, 처리가 끝나면 회사는 담당자 휴대전화(알림톡 또는 문자)로 완료 사실을 알리고, 이를 보낼 수 없는 경우 담당자 이메일로 알립니다. 회원이 서비스 화면에서 결과를 이미 확인한 경우에는 알림을 보내지 않을 수 있습니다.

③ 차트 자료에서 진료 내역을 읽을 수 없는 경우(글자가 없는 이미지 PDF 등) 회사는 처리하지 않고 그 이유와 다시 만드는 방법을 안내합니다.

제11조 (이용요금)

① 서비스는 무료로 제공됩니다.

② 회사가 서비스의 전부 또는 일부를 유료로 전환하려는 경우 전환 30일 전까지 그 내용과 요금을 공지하고 담당자에게 개별 통지하며, 회원이 유료 이용에 별도로 동의하지 않는 한 요금을 부과하지 않습니다.

제12조 (1일 이용한도)

① 회원은 하루(대한민국 표준시 0시부터 24시까지)에 서류 초안을 3건까지 새로 만들 수 있습니다. 다만 제16조에 따라 서비스 개선 자료 제공에 동의한 회원은 5건까지 새로 만들 수 있습니다.

② 제1항의 건수는 서류 초안이 실제로 만들어진 경우에만 셉니다. 처리 대기 중이거나 처리 중인 건은 한도 안에서 미리 차지하며, 차트를 읽지 못했거나 회사 사정으로 초안이 만들어지지 않았거나 대기 중에 취소한 건은 세지 않습니다.

③ 이미 만든 서류 초안을 다시 열거나 수정하거나 다른 보험사 서식으로 바꾸거나 출력하는 것은 건수에 포함하지 않습니다. 치아 선택이나 진료 기간을 바꾸어 새로 만드는 것은 새 1건으로 셉니다.

④ 회사는 서비스 운영 상황에 따라 제1항의 1일 이용한도(동의 회원의 한도를 포함합니다)를 조정할 수 있으며, 한도를 줄이는 경우 적용 7일 전까지 서비스 화면에 공지합니다.

⑤ 서비스 개선 자료 제공 동의를 철회한 회원에게는 철회한 다음 날부터 제1항 본문의 한도가 적용됩니다.

제13조 (서류 초안의 성격과 회원의 확인 의무)

① 서류 초안은 차트 자료를 바탕으로 자동으로 작성된 참고용 초안이며, 보험금 청구 서류로서의 정확성·완전성, 보험금 지급 여부를 보장하지 않습니다.

② 회원은 서류 초안을 출력하거나 보험사·환자에게 제공하기 전에 원래 진료기록과 대조하여 진료일, 치아 번호, 진료 내용, 상병코드, 환자 인적사항 등을 확인하고 필요한 부분을 수정하여야 합니다. 서비스는 출력 전에 이 확인을 요구하며, 최종 확인과 그에 따른 책임은 회원과 해당 의료인에게 있습니다.

③ 병원 직인과 의사 서명은 회원이 직접 하며, 서비스는 이를 대신하지 않습니다.

④ 차트 자료의 내용이 사실과 다르거나 불완전하여 생긴 결과에 대하여 회사는 책임을 지지 않습니다.

⑤ 서비스는 인공지능 분석을 사용하며, 분석 결과는 의료진의 판단을 대신하지 않습니다.

제14조 (자료의 보관과 파기)

① 회사는 서비스 제공을 위하여 다음 각 호의 기간 동안 자료를 보관하고, 기간이 지나면 복구할 수 없는 방법으로 자동 파기합니다.

1. 업로드한 차트 자료(원본 PDF): 업로드일부터 7일

2. 서류 초안과 그 검토·수정 내용(환자 성명·생년월일·진료 항목 등): 작성일부터 30일

3. 처리 대기 중인 차트 자료: 처리가 끝나거나 취소된 즉시(성공한 경우 제1호에 따라 서류함으로 옮겨 보관)

② 회사는 주민등록번호와 출력된 완성본 PDF를 저장하지 않습니다. 서류함에서 다시 연 서류에는 주민등록번호를 다시 입력하여야 합니다.

③ 회원은 보관 기간 중에도 서류함에서 언제든지 서류를 직접 삭제할 수 있습니다.

④ 회원이 탈퇴하는 경우 제1항의 자료는 즉시 파기합니다.

⑤ 서비스는 보험금 청구 서류 작성을 돕는 도구이며 진료기록이나 청구 서류의 보관 수단이 아닙니다. 회원은 「의료법」 등에 따라 보존하여야 하는 기록과 제출한 서류를 스스로 보관하여야 합니다.

⑥ 회사는 보관 자료의 백업본을 만들지 않습니다. 따라서 설비 장애 등으로 보관 기간 안에도 자료가 소실될 수 있으며, 회사는 이를 서비스 화면에 알립니다.

제15조 (환자 개인정보의 처리위탁)

① 차트 자료와 서류 초안에 포함된 환자 개인정보에 대하여 회원은 「개인정보 보호법」상 개인정보처리자(위탁자)이고, 회사는 회원으로부터 처리를 위탁받은 수탁자입니다.

② 회사는 처리위탁 약정에서 정한 목적과 범위 안에서만 환자 개인정보를 처리합니다.

③ 회원은 환자 개인정보를 서비스에 업로드하고 처리를 위탁하는 데 필요한 법적 근거를 갖추어야 하며, 「개인정보 보호법」 제26조제2항에 따라 위탁 사실과 수탁자를 회원의 개인정보 처리방침 등에 공개하여야 합니다.

④ 회원은 보험금 청구 서류 작성과 관계없는 자료나 서비스 이용 권한이 없는 자료를 업로드해서는 안 됩니다.

제16조 (서비스 개선 자료)

① 회사는 회원이 가입 화면 또는 계정 화면에서 서비스 개선 자료 제공에 선택하여 동의한 경우에만, 서류 초안의 정확도를 개선하기 위하여 차트 자료에서 환자의 성명·연락처 등 식별 정보를 가리고 날짜를 옮긴 진료 텍스트, 추출된 청구 항목의 구조값(날짜·치아 번호·진료 항목·상병코드 등), 이용자의 수정 내용과 이상 신고 사유를 30일 동안 보관하고 분석할 수 있습니다.

② 동의는 미리 선택되어 있지 않으며, 회원은 계정 화면에서 언제든지 동의하거나 철회할 수 있습니다. 철회하면 그때부터 자료를 보관하지 않으며, 이미 보관한 자료는 제1항의 기간이 지나면 파기합니다.

③ 동의하지 않아도 서류 작성·보관·출력 등 기본 서비스는 제한 없이 이용할 수 있으며, 1일 이용한도는 제12조제1항 본문(3건)에 따릅니다. 동의한 회원에게는 제12조제1항 단서의 한도(5건)를 적용합니다.

④ 동의하지 않은 회원은 이상 신고 기능(서류 초안의 잘못된 부분을 회사에 알리는 기능)을 이용할 수 없습니다. 이 기능은 신고 대상 자료를 서비스 개선 자료로 보관해야 동작하기 때문입니다.

⑤ 회사는 제1항의 자료에 회원을 직접 알아볼 수 있는 정보를 붙이지 않으며, 식별 정보를 가리는 처리에 실패한 자료는 보관하지 않습니다.

⑥ 제1항의 자료는 처리위탁 약정 제8조에서 정한 범위로만 이용하며, 기간이 지나면 자동으로 파기합니다.

제17조 (알림과 통지)

① 회사는 작업 완료, 약관 변경 등 서비스 이용에 필요한 정보를 담당자 휴대전화(카카오 알림톡, 카카오톡을 사용하지 않는 경우 문자), 담당자 이메일 또는 서비스 화면으로 알립니다. 가입 인증과 비밀번호 찾기는 담당자 이메일로만 보냅니다.

② 작업 완료 알림에는 병원명과 건수만 담으며, 환자 성명·차트번호·진료 내용·서류 파일을 담지 않습니다.

③ 불특정 다수 회원에 대한 통지는 서비스 화면에 7일 이상 게시하여 개별 통지를 갈음할 수 있습니다.

④ 통지는 담당자 휴대전화 또는 이메일에 도달 가능한 상태가 된 때 회원에게 도달한 것으로 봅니다.

제18조 (광고성 정보)

회사는 회원이 별도로 동의한 경우에만 광고성 정보를 보내며, 회원은 언제든지 수신 동의를 철회할 수 있습니다. 수신 동의 여부는 서비스 이용에 영향을 주지 않습니다.

제4장 당사자의 의무

제19조 (회사의 의무)

① 회사는 관계 법령과 이 약관을 지키며, 서비스를 안정적으로 제공하기 위하여 노력합니다.

② 회사는 회원과 환자의 개인정보를 보호하기 위하여 개인정보 처리방침과 처리위탁 약정에서 정한 안전성 확보조치를 취합니다.

③ 회사는 회원의 의견이나 불만이 정당하다고 인정하는 경우 지체 없이 처리하고 그 결과를 알립니다.

제20조 (회원의 의무와 금지행위)

① 회원과 이용자는 다음 각 호의 행위를 해서는 안 됩니다.

1. 다른 의료기관의 요양기관번호·명칭·정보를 사용하거나 허위 정보를 등록하는 행위

2. 소속되지 않은 자에게 계정을 제공하거나 계정을 양도·대여하는 행위

3. 서비스 이용 권한이 없는 환자 정보나 보험금 청구와 관계없는 자료를 업로드하는 행위

4. 1일 이용한도를 피할 목적으로 여러 계정을 만들거나 다른 기관의 계정을 이용하는 행위

5. 자동화된 수단으로 가입·업로드·접속하거나, 서비스에 과도한 부하를 주는 행위

6. 서비스를 역설계·복제하거나 보안 기능을 우회·무력화하는 행위

7. 서비스로 얻은 서류 초안이나 기능을 회사의 승낙 없이 제3자에게 판매·재제공하는 행위

8. 서비스 결과를 이용하여 사실과 다른 보험금 청구 서류를 만들거나 부당하게 보험금을 청구하는 행위

9. 그 밖에 관계 법령이나 이 약관을 위반하는 행위

② 회원은 서류 초안을 제출하기 전에 제13조에 따른 확인 의무를 다하여야 합니다.

제5장 서비스의 변경·중단과 이용제한

제21조 (서비스의 변경과 중단)

① 회사는 운영상·기술상 필요에 따라 서비스의 내용을 변경할 수 있으며, 회원에게 불리한 변경은 7일 전까지 서비스 화면에 공지합니다.

② 회사는 설비의 점검·교체·고장, 통신 장애, 정전, 외부 서비스(인공지능 분석·알림 발송 등)의 장애 등의 사유로 서비스의 전부 또는 일부를 일시 중단할 수 있습니다. 계획된 중단은 미리 공지하고, 불가피한 경우에는 사후에 알립니다.

③ 회사는 무료로 제공하는 이 서비스를 종료할 수 있습니다. 이 경우 종료 30일 전까지 공지하고 담당자에게 개별 통지하며, 회원은 종료일 전까지 필요한 서류를 출력하여 보관하여야 합니다. 종료일에 보관 자료는 모두 파기합니다.

제22조 (이용제한)

① 회사는 회원이 제20조를 위반하거나 서비스의 정상적인 운영을 방해한 경우 경고, 일시 정지, 이용계약 해지의 순서로 이용을 제한할 수 있습니다. 다만 다른 기관의 요양기관번호 도용, 개인정보 유출 우려 등 긴급한 경우에는 즉시 이용을 정지할 수 있습니다.

② 회사는 이용을 제한하는 경우 그 사유와 기간을 담당자에게 알리며, 회원은 이의를 신청할 수 있습니다.

제23조 (탈퇴와 자격 상실)

① 회원은 언제든지 서비스의 계정 화면에서 비밀번호를 다시 확인한 뒤 탈퇴할 수 있습니다.

② 탈퇴하면 회사는 회원의 계정 정보와 병원 정보, 서류함과 처리 대기 중인 자료를 지체 없이 파기합니다. 다만 개인정보 처리방침에서 정한 기록은 정한 기간 동안 보관합니다.

③ 회원이 휴업·폐업하거나 제22조에 따라 이용계약이 해지된 경우 회원 자격을 잃습니다.

제6장 기타

제24조 (권리의 귀속)

① 서비스와 그에 포함된 소프트웨어, 서식 배치, 화면 등에 관한 지식재산권은 회사 또는 정당한 권리자에게 있습니다.

② 차트 자료와 서류 초안에 대한 권리는 회원에게 있으며, 회사는 처리위탁 약정에서 정한 범위에서만 이를 처리합니다.

제25조 (책임의 제한)

① 회사는 천재지변, 전쟁, 정전, 통신사업자·클라우드·인공지능 분석 제공자 등 외부 서비스의 장애, 그 밖에 회사가 통제할 수 없는 사유로 서비스를 제공하지 못한 경우 책임을 지지 않습니다.

② 회사는 회원 또는 이용자의 귀책사유(제7조의 계정 관리 소홀, 제13조의 확인 의무 불이행을 포함합니다)로 생긴 손해에 대하여 책임을 지지 않습니다.

③ 서비스는 무료로 제공되므로, 회사는 서비스 이용과 관련하여 회원에게 생긴 손해에 대하여 회사의 고의 또는 중대한 과실이 있는 경우를 제외하고는 책임을 지지 않습니다.

④ 제3항에도 불구하고 개인정보 보호 관계 법령에 따른 회사의 책임은 그 법령에서 정한 바에 따릅니다.

제26조 (분쟁의 해결과 관할)

① 회사와 회원은 서비스와 관련하여 생긴 분쟁을 원만하게 해결하기 위하여 성실히 협의합니다.

② 이 약관과 서비스 이용에 관한 분쟁은 대한민국 법률에 따르며, 소송은 서울중앙지방법원을 제1심 관할 법원으로 합니다.

제27조 (분리 가능성)

이 약관의 일부 조항이 무효이거나 집행할 수 없는 경우에도 나머지 조항의 효력에는 영향을 주지 않습니다.

부칙

이 약관은 2026년 ○월 ○일부터 시행합니다. [결정 필요: 공개일]